SMART DMS SOFTWARE

SMART DMS adalah sistem komputerisasi yang berguna untuk membantu dalam melakukan Tata Persuratan untuk kebutuhan identifikasi, penataan dan penyimpanan dokumen arsip.

Aplikasi ini dirancang untuk dapat digunakan dengan mudah, oleh karena itu dengan pelatihan yang sebentar penggunan akan dapat menggunakan dan menguasai aplikasi ini baik teknis maupun operasionalnya. Dengan pengetahuan dasar tentang Kearsipan Manual, pengguna akan lebih mudah menjalankan SMART DMS

SMART DMS adalah aplikasi berbasis web yang kami kembangkan untuk membantu Anda dalam mengatur dokumen-dokumen perusahaan yang pastinya penting dan berjumlah sangat banyak.

Dengan SMART DMS, dokumen Anda yang disimpan dalam bentuk digital (PDF, Word, Excel, JPG dll) akan dikumpulkan dalam satu server terpusat untuk digunakan lagi oleh pihak-pihak yang diberikan kewenangan dalam sebuah organisasi/kantor. 

Dengan mengkonversikan dan menyimpan data dan dokumen perusahaan dalam format digital, masalah-masalah perusahaan mengenai pengelolaan dokumen akan teratasi dan Anda tidak perlu khawatir lagi terhadap data-data penting Anda, baik data pribadi maupun data bisnis dan perusahaan.

Data dokumen Anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang kecil untuk penyimpanannya, dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat Anda peroleh dengan melakukan digitalisasi dokumen-dokumen perusahaan. 

Data dokumen Anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang kecil untuk penyimpanannya, dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat Anda peroleh dengan melakukan digitalisasi dokumen-dokumen perusahaan. 

DMS bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut:

Meningkatkan produktivitas proses bisnis.
DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat. Lebih jauh lagi, dokumen Anda juga dapat dilengkapi dengan fungsi alur kerja otomatis untuk memudahkan proses bisnis yang memerlukan dokumen dan harus melalui beberapa pihak untuk proses review, edit dan approval.

Meningkatnya response time proses bisnis.
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS. 

Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan 
Berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen Anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya-biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan mendia penyimpan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.

Menurunkan biaya tambahan
Dengan menerapkan Data dokumen Anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang kecil untuk penyimpanannya, dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat Anda peroleh dengan melakukan digitalisasi dokumen-dokumen perusahaan. 

DMS bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut:

Meningkatkan produktivitas proses bisnis.
DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat. Lebih jauh lagi, dokumen Anda juga dapat dilengkapi dengan fungsi alur kerja otomatis untuk memudahkan proses bisnis yang memerlukan dokumen dan harus melalui beberapa pihak untuk proses review, edit dan approval.

Meningkatnya response time proses bisnis.
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS. 

Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan 
Berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen Anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya-biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan mendia penyimpan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.

Menurunkan biaya tambahan
Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti: kertas,foto copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0%!!

Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekadar dokumen kertas konvensional.  

Mengawasi dokumen yang bersifat renewal dan memerlukan perlakuan khusus
Anda juga dapat melengkapi tiap dokumen dengan alert system yang memudahkan Anda dalam mengawasi dokumen yang bersifat renewal karena alert akan dikirimkan ke email/SMS jika dokumen tersebut akan habis masa pakainya dan harus diperpanjang, contoh: STNK, Akte, dan dokumen kontrak., maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti: kertas,foto copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0%!!

Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekadar dokumen kertas konvensional.  

Mengawasi dokumen yang bersifat renewal dan memerlukan perlakuan khusus
Anda juga dapat melengkapi tiap dokumen dengan alert system yang memudahkan Anda dalam mengawasi dokumen yang bersifat renewal karena alert akan dikirimkan ke email/SMS jika dokumen tersebut akan habis masa pakainya dan harus diperpanjang, contoh: STNK, Akte, dan dokumen kontrak. bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah. Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut:

Meningkatkan produktivitas proses bisnis.
DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat. Lebih jauh lagi, dokumen Anda juga dapat dilengkapi dengan fungsi alur kerja otomatis untuk memudahkan proses bisnis yang memerlukan dokumen dan harus melalui beberapa pihak untuk proses review, edit dan approval.

Meningkatnya response time proses bisnis.
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS. 

Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan 
Berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen Anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya-biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan mendia penyimpan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.

Menurunkan biaya tambahan
Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti: kertas,foto copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0%!!

Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekadar dokumen kertas konvensional.  

Mengawasi dokumen yang bersifat renewal dan memerlukan perlakuan khusus
Anda juga dapat melengkapi tiap dokumen dengan alert system yang memudahkan Anda dalam mengawasi dokumen yang bersifat renewal karena alert akan dikirimkan ke email/SMS jika dokumen tersebut akan habis masa pakainya dan harus diperpanjang, contoh: STNK, Akte, dan dokumen kontrak.

Solusi SMART DMS

• Membangun jaringan LAN yang menghubungkan semua bagian. 

• Dengan jaringan memungkinkan seluruh pengguna untuk menjalankan program SMART DMS secara bersama-sama LDAP, single sign on, concurrent access, sharing file, dan sharing printer. Dengan demikian dalam jaringan SMART DMS mempunyai manfaat yang lebih.

• Program SMART DMS memungkinkan setiap bagian untuk mengelola arsipnya. Sedangkan supervisor yang lebih tinggi bisa diberikan otorisasi untuk dapat melihat arsip pada bagian yang dibawahnya sesuai dengan kewenangannya.

Manfaat SMART DMS

• Penghematan ruang penyimpanan arsip/dokumen dari segi operasional karena menggunakan media penyimpanan elektronik. 

• Pencarian kembali dokumen dapat dilakukan dengan cepat karena menggunakan sistem yang memanfaatkan ‘user definable key’, yaitu kombinasi gabungan beberapa kunci, indeks, dan ditambah dengan operator logika ‘dan’ dan ‘atau’ (Boolean Searching Methode).Keamanan dan keutuhan dokumen lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi berlapis sehingga tidak sembarang orang dapat mengambil atau melihat arsip. Selain itu dengan digunakannya media penyimpanan optical disk atau hardisk berkapasitas tinggi, arsip/dokumen yang disimpan lebih aman dari gangguan rayap, tikus, cuaca, ataupun gangguan lain. 

• Distribusi dokumen dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi diterapkan pada suatu jaringan kerja lokal (Local Area Network). 

• Tercipta suatu proses kerja (workflow) dan disposisi yang tertib dan rapi tanpa dokumen yang berserakan.

Fitur SMART DMS

• Sangat Mudah Digunakan

• Penyimpanan Attribut dan Data File yang sangat mudah

• Perekaman / Penyimpanan Arsip yang sangat mudah

• Pencarian Arsip yang sa ngat cepat

• Penampilan Arsip yang direct view

• Pencetakan arsip yang mudah

• Pelaporan Arsip

• Retensi Arsip

• Bekerja dalam Jaringan (Windows ,Linux/Unix, FreeBSD)

• Keamanan Data dan Tingkat Otoritas Penguna

• Kompresi File (Citra & Aplikasi)

• Penyesuaian Attribut Arsip

• Fasilitas Kabinet Temporer

• Back-Up dan Restore

• Rekalkulasi Arsip

• Import-Export File