Beranda > Produk > ALFRESCO SOFTWARE
 
 
 
 
 
 
 

ALFRESCO SOFTWARE

Alfresco adalah produk web-based application yang meliputi document management, records management, workflow dan web content management.

Document Management System, Record Management System & Workflow

Capture, Share and Retain Content.

Alfresco Document Management merekam (capture), berbagi (share) dan mengelola (retain) suatu informasi (content). Alfresco Document Management memungkinkan user untuk melakukan versioning, pencarian (search) dan dengan mudah membangun aplikasi content mereka sendiri.

Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti Shared Drive. Disini bisa disimpan Microsoft Office, Open Office, Dream Weaver dan Autocad tanpa adanya training ulang untuk para user.

Alfresco terintegrasi dengan Microsoft Office dan Open Office. Jadi tidak perlu adanya training ulang untuk para user.

Dokumen-dokumen yang disimpan di Alfresco bisa diproses oleh Workflow. Workflow bisa mengakses nilai-nilai property yang dilekatkan pada dokumen tersebut seperti nama pengarang dan kata kunci (keyword) lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada user-user lain melalui email.

Fitur-fitur dalam Alfresco Document Management adalah sbb:

  • Shared Drive
  • Versioning
  • Powerful Search
  • Audit/History
  • Integrasi dengan Microsoft Office
  • Workflow Integration
  • Collaboration on Documents or folder
  • Custom View on a Folder
  • Single-Sign-On
  • Fine Grained Access-Control

Keunggulan Alfresco:

  • Low Cost : Investasi Awal rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco Open Source.
  • Simplicity : Implementasi yang cepat (rapid deployment) dan waktu development yang cepat (rapid application development) karena didukung komponen-komponen yang sudah ada (pre-built components).
  • Choice : Tidak terikat pada satu vendor tertentu. Jadi kalau ada satu vendor tertentu menaikkan harga biaya maintenance secara dramatis, kita bisa pindah ke produk vendor lain.
Document Management System diperlukan untuk menyimpan dan mengelola setiap Item yang digunakan oleh pengguna . Pengelolaan Item oleh Document Management mencakup fungsi-fungsi seperti pendefinisian metadata, versioning, import export, roles and permission, document workflow, related items, history, classification, dan lain-lain.

Taksonomi pengetahuan merupakan kunci keberhasilan dalam menata pengetahuan eksplisit untuk menempatkannya sebagai bagian dari pembelajaran elektronik. Memperhatikan perkembangan yang terjadi pada dunia kearsipan, telah terwujud panduan dan bakuan untuk mengelola arsip dokumen elektronik yang dikenal sebagai International Standard Archival Description (ISAD). Metadata perlu untuk disusun guna mewujudkan taksonomi ini, sehingga setiap berkas pengetahuan memiliki deskripsi dan tersusun secara sistematis, yang pada akhirnya akan mempermudah dalam penelusuran, guna memanfaatkan pengetahuan secara optimal.

Ide aplikasi ini bermula dari permintaan salah satu client kami yang membutuhkan otomatisasi dalam pengelolaan kertas-kertas dokumen yang tersimpan dalam gudang menjadi dokumen softcopy yang tertata dalam file system yang rapi dan dilengkapi feature local search engine google style. .

Setelah melalui proses kolaborasi team beberapa minggu telah dicustomized dan bermetamorfosa menjadi aplikasi yang mampu untuk melakukan konversi dokumen hardcopy menjadi softcopy dengan bantuan mesin scanner, menyimpan file hasil scanner dalam file folder system yang ditentukan dan level otorisasi access file yang bisa diset sesuai keinginan pelanggan serta beberapa feature canggih lainnya. Maka lahirlah Aplikasi Electronic Document dan Filling System  Aplikasi Electronic Documen dan Filling Systemini diharapkan mampu menjadi solusi permasalahan klasik yang sering muncul dalam pengelolaan dokumen secara manual seperti :

1. Kesulitan untun mengakses dokumen secara bersama-sama
2. Kesulitan untuk mencari dokumen secara cepat karena tersimpan secara manual
3. Butuh waktu satu hari untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan
4. Kecepatan dalam pengambilan keputusan menjadi lambat karena alur dokumen
5. Kecepatan layanan kepada pelanggan menjadi lambat

Dengan implementasi Electronic Documen dan Filling System b diharapkan akan dapat :

1. Menyimpan dokumen secara digital (image, teks)
2. Mendukung akses dokumen secara bersama-sama
3. Mendukung pencarian dokumen secara cepat
4. Mempercepat akses terhadap dokumen menjadi kurang dari satu menit
5. Mempercepat pengambilan keputusan dengan alur dokumen secara digital
6. Mempercepat pelayanan kepada pelanggan menjadi satuan hari kerja

Beberapa fungsi utama yang disediakan oleh aplikasi manajemen ini dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Penyimpanan Dokumen Beragam Format secara Digital
Fitur ini merupakan fitur dasar dari manajemen dokumen yang memungkinkan dokumen fisik (hardcopy) diubah menjadi digital sehingga dapat dengan ringkas dan mudah diakses oleh setiap orang yang membutuhkan.

2. Akses ke Dokumen secara Bersamaan
Berbagi (sharing) dokumen secara bersamaan, para pengguna dapat berbagi file sesuai dengan kebutuhannya masing-masing untuk disimpan, dibaca atau dicetak kembali.

3. Pencarian Dokumen
Kemudahan untuk mencari dokumen secara cepat dengan cukup mengetikkan keyword untuk seluruh dokumen yang ada atau pada folder penyimpanan tertentu memberikan dukungan untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan.

4. Keamanan Akses terhadap dokumen
Fitur keamanan terhadap akses dokumen dapat ditentukan menyesuaikan dengan struktur organisasi, sesuai dengan fungsi dan peran masing-masing unit terhadap ruang dokumen yang tersedia

5. Dukungan Workflow
Fitur tingkatan lanjut untuk mendukung optimasi kegiatan yang berulang dan rutin dapat dilakukan dengan menerapkan alur kerja secara otomat (workflow) sehingga proses dapat dilakukan secara lebih ringkas.

6. Multi Akses terhadap Sistem
Dengan fitur dasar akses berbasis web, pengguna dapat juga menggunakan file manajemen dengan folder-folder di sistem operasi windows atau FTP (file transfer protocol).

Siapa Yang Pasti Perlu Aplikasi Ini

1. Perusahaan atau unit bisnis yang membutuhkan akses kepada dokumen secara bersama-sama, dengan dukungan pencarian dokumen yang cepat sehingga mempercepat akses ke dokumen yang dibutuhkan dalam satuan menit
2. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan dukungan pengambilan dokumen melalui alur dokumen secara digital dan pada akhirnya meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
3. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan alat bantu optimasi perkantoran (office automation tools)