ALFRESCO SOFTWARE
Alfresco adalah produk web-based application yang meliputi document
management, records management, workflow dan web content management.
Document Management System, Record Management System & Workflow
Capture, Share and Retain Content.
Alfresco Document Management merekam (capture), berbagi (share) dan
mengelola (retain) suatu informasi (content). Alfresco Document
Management memungkinkan user untuk melakukan versioning, pencarian
(search) dan dengan mudah membangun aplikasi content mereka sendiri.
Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti Shared
Drive. Disini bisa disimpan Microsoft Office, Open Office, Dream Weaver
dan Autocad tanpa adanya training ulang untuk para user.
Alfresco terintegrasi dengan Microsoft Office dan Open Office. Jadi tidak perlu adanya training ulang untuk para user.
Dokumen-dokumen yang disimpan di Alfresco bisa diproses oleh Workflow.
Workflow bisa mengakses nilai-nilai property yang dilekatkan pada
dokumen tersebut seperti nama pengarang dan kata kunci (keyword)
lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada user-user lain
melalui email.
Fitur-fitur dalam Alfresco Document Management adalah sbb:
- Shared Drive
- Versioning
- Powerful Search
- Audit/History
- Integrasi dengan Microsoft Office
- Workflow Integration
- Collaboration on Documents or folder
- Custom View on a Folder
- Single-Sign-On
- Fine Grained Access-Control
Keunggulan Alfresco:
- Low Cost : Investasi Awal rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco Open Source.
- Simplicity : Implementasi yang cepat (rapid deployment) dan
waktu development yang cepat (rapid application development) karena
didukung komponen-komponen yang sudah ada (pre-built components).
- Choice : Tidak terikat pada satu vendor tertentu. Jadi
kalau ada satu vendor tertentu menaikkan harga biaya maintenance secara
dramatis, kita bisa pindah ke produk vendor lain.
Document Management System
diperlukan untuk menyimpan dan mengelola setiap Item yang digunakan
oleh pengguna . Pengelolaan Item oleh Document Management
mencakup fungsi-fungsi seperti pendefinisian metadata, versioning,
import export, roles and permission, document workflow, related
items, history, classification, dan lain-lain.
Taksonomi pengetahuan
merupakan kunci keberhasilan dalam menata pengetahuan eksplisit untuk
menempatkannya sebagai bagian dari pembelajaran elektronik.
Memperhatikan perkembangan yang terjadi pada dunia kearsipan, telah
terwujud panduan dan bakuan untuk mengelola arsip dokumen elektronik
yang dikenal sebagai International Standard Archival Description
(ISAD). Metadata perlu untuk disusun guna mewujudkan taksonomi ini,
sehingga setiap berkas pengetahuan memiliki deskripsi dan tersusun
secara sistematis, yang pada akhirnya akan mempermudah dalam
penelusuran, guna memanfaatkan pengetahuan secara optimal.
Ide aplikasi ini bermula dari
permintaan salah satu client kami yang membutuhkan otomatisasi dalam
pengelolaan kertas-kertas dokumen yang tersimpan dalam gudang menjadi
dokumen softcopy yang tertata dalam file system yang rapi dan
dilengkapi feature local search engine google style. .
Setelah
melalui proses kolaborasi team beberapa minggu telah
dicustomized dan bermetamorfosa menjadi aplikasi yang mampu untuk
melakukan konversi dokumen hardcopy menjadi softcopy dengan bantuan
mesin scanner, menyimpan file hasil scanner dalam file folder system
yang ditentukan dan level otorisasi access file yang bisa diset sesuai
keinginan pelanggan serta beberapa feature canggih lainnya. Maka
lahirlah Aplikasi Electronic Document dan Filling System Aplikasi Electronic Documen dan Filling Systemini diharapkan mampu menjadi solusi permasalahan klasik yang
sering muncul dalam pengelolaan dokumen secara manual seperti :
1. Kesulitan untun mengakses dokumen secara bersama-sama
2. Kesulitan untuk mencari dokumen secara cepat karena tersimpan secara manual
3. Butuh waktu satu hari untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan
4. Kecepatan dalam pengambilan keputusan menjadi lambat karena alur dokumen
5. Kecepatan layanan kepada pelanggan menjadi lambat
Dengan implementasi Electronic Documen dan Filling System b diharapkan akan dapat :
1. Menyimpan dokumen secara digital (image, teks)
2. Mendukung akses dokumen secara bersama-sama
3. Mendukung pencarian dokumen secara cepat
4. Mempercepat akses terhadap dokumen menjadi kurang dari satu menit
5. Mempercepat pengambilan keputusan dengan alur dokumen secara digital
6. Mempercepat pelayanan kepada pelanggan menjadi satuan hari kerja
Beberapa fungsi utama yang disediakan oleh aplikasi manajemen ini dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Penyimpanan Dokumen Beragam Format secara Digital
Fitur
ini merupakan fitur dasar dari manajemen dokumen yang memungkinkan
dokumen fisik (hardcopy) diubah menjadi digital sehingga dapat dengan
ringkas dan mudah diakses oleh setiap orang yang membutuhkan.
2. Akses ke Dokumen secara Bersamaan
Berbagi
(sharing) dokumen secara bersamaan, para pengguna dapat berbagi file
sesuai dengan kebutuhannya masing-masing untuk disimpan, dibaca atau
dicetak kembali.
3. Pencarian Dokumen
Kemudahan untuk mencari
dokumen secara cepat dengan cukup mengetikkan keyword untuk seluruh
dokumen yang ada atau pada folder penyimpanan tertentu memberikan
dukungan untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkan.
4. Keamanan Akses terhadap dokumen
Fitur
keamanan terhadap akses dokumen dapat ditentukan menyesuaikan dengan
struktur organisasi, sesuai dengan fungsi dan peran masing-masing unit
terhadap ruang dokumen yang tersedia
5. Dukungan Workflow
Fitur
tingkatan lanjut untuk mendukung optimasi kegiatan yang berulang dan
rutin dapat dilakukan dengan menerapkan alur kerja secara otomat
(workflow) sehingga proses dapat dilakukan secara lebih ringkas.
6. Multi Akses terhadap Sistem
Dengan
fitur dasar akses berbasis web, pengguna dapat juga menggunakan file
manajemen dengan folder-folder di sistem operasi windows atau FTP (file
transfer protocol).
Siapa Yang Pasti Perlu Aplikasi Ini
1.
Perusahaan atau unit bisnis yang membutuhkan akses kepada dokumen
secara bersama-sama, dengan dukungan pencarian dokumen yang cepat
sehingga mempercepat akses ke dokumen yang dibutuhkan dalam satuan menit
2.
Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan dukungan pengambilan
dokumen melalui alur dokumen secara digital dan pada akhirnya
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
3. Perusahaan atau unit bisnis yang memerlukan alat bantu optimasi perkantoran (office automation tools)
|
